Política de Datos

Expedimos la siguiente política en cumplimiento de la ley 1581 de 2012, decreto 1377 de 2013 y las normas que modifiquen o adicionen el régimen de protección de datos personales que buscan garantizar que GRUPO TE VEN S.A.S. en su condición de responsable del manejo de información personal, realice dicho tratamiento en estricto cumplimiento de la normatividad aplicable, garantizando los derechos que a los titulares de la información les corresponde.
- RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
- Razón Social: Grupo Te Ven S.A.S.
- Área responsable: Área administrativa de Grupo Te Ven S.A.S.
- Dirección: 54 # 21-17 Piso 2 Medellín – Colombia
- Email: comercial1@teven.com.co
- Teléfono: (4) 444 27 14 – 315 575 82 67
- PERSONAS INCLUIDAS EN TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y SU OBJETO
En ejercicio de su objeto social, GRUPO TE VEN S.A.S. realiza el tratamiento de datos personales de sus colaboradores, proveedores, clientes y usuarios de sus productos y servicios. Así mismo en cumplimiento de la legislación aplicable GRUPO TE VEN S.A.S. puede requerir, transferir o transmitir dichos datos a las plataformas indicadas y/o a los sistemas de seguridad implementados por esta. En desarrollo de los principios de finalidad y libertad, la recolección de datos personales por parte de GRUPO TE VEN S.A.S. se limitará a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a la normatividad vigente. Salvo en los casos expresamente previstos en la ley, no se podrán recolectar datos personales sin la debida autorización del titular de los mismos.
Los datos personales son recolectados, almacenados, organizados, usados, circulados, transmitidos, transferidos, actualizados, rectificados, suprimidos, eliminados y gestionados de acuerdo con la finalidad o finalidades que tenga cada tipo de tratamiento según lo indicado en el literal 3 de esta política.
- Video Vigilancia
Por razones de seguridad GRUPO TE VEN S.A.S. utiliza medios de video vigilancia así como el monitoreo por parte de tercero prestador del servicio, instalados en diferentes lugares de sus instalaciones y oficinas, así como en la fachada exterior. La información que se recolecta a través de estos medios, se realiza con el fin de proteger la seguridad de las personas, los bienes e instalaciones. Esta información podrá ser utilizada como prueba en cualquier tipo de proceso y ante cualquier tipo de autoridad y organización que a bien la requiera.
- FINALIDADES DEL TRATAMIENTO
Las finalidades del tratamiento de las bases de datos personales realizada por GRUPO TE VEN S.A.S., son las siguientes:
- Comercialización de los productos y servicios ofrecidos por GRUPO TE VEN S.A.S.
- Ejecución de los contratos suscritos con GRUPO TE VEN S.A.S.
- Servicio al cliente, mercadeo y comunicados externos de tipo legal y contractual.
- Envío de información relacionada con novedades, promociones, temas de interés para los clientes y proveedores de GRUPO TE VEN S.A.S.
- Registro de información estadística de proveedores, contratistas y clientes de GRUPO TE VEN S.A.S.
- Registro de información de los empleados de los contratistas que prestan servicios en las empresas de los proveedores y clientes de GRUPO TE VEN S.A.S.
- Estadísticas contractuales y de ventas de productos y servicios ofrecidos y prestados por GRUPO TE VEN S.A.S.
- Comunicación, consolidación, organización, actualización, control, acreditación, aseguramiento, estadística, reporte, mantenimiento, interacción y gestión de las actuaciones, informaciones y actividades en las cuales se relacionan o vinculan a los proveedores, contratistas y sus empleados con GRUPO TE VEN S.A.S.
- En todo lo relacionado con la ejecución del contrato de trabajo correspondiente.
- Dar cumplimiento a las obligaciones que se deriven de la relación comercial, tales como realizar todos los trámites necesarios ante las autoridades como la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN, Superintendencia de Industria y Comercio – SIC, Cámaras de Comercio o cualquier otra actividad o autoridad relacionada con la legislación aplicable.
- Para notificar a familiares, a la líneas de atención de emergencias como el 123 y a cualquier servicio de atención prioritaria en caso de urgencias presentadas durante su estancia en las instalaciones de GRUPO TE VEN S.A.S.
- Comunicación general, registro, capacitaciones, exámenes médicos, autorizaciones y para la gestión de las actividades o actuaciones en las cuales se relacionan los empleados y sus familiares con GRUPO TE VEN S.A.S. así como con Cajas de Compensación y terceros relacionados.
- Comunicación, registro, archivo, organización, tramitación y gestión de las actuaciones, estrategias y actividades en las que se vinculan los accionistas de GRUPO TE VEN S.A.S.
- Acceder, consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre los titulares se encuentre almacenada en las bases de datos de cualquier central de riesgo crediticio, financiero, de antecedentes judiciales, fiscales o de seguridad legítimamente constituida, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera.
- Investigar, verificar y validar la información suministrada por los titulares, con cualquier tipo de información de la que GRUPO TE VEN S.A.S. legalmente disponga.
- Acceso, consulta, recaudo, análisis, organización, estadísticas, comparación, registro, archivo, que sobre los titulares se encuentre almacenada en las bases de datos adquiridas legítimamente a través de terceros como: Cámaras de Comercio, Ferias Nacionales o Internacionales, Aliados Comerciales, etc. con políticas de tratamiento de datos alineadas con las normas, que le permitan a GRUPO TE VEN S.A.S. cumplir con su objeto social.
En caso de que GRUPO TE VEN S.A.S. se encuentre impedido por sus propios medios para realizar el tratamiento de los datos personales de terceras personas, tendrá el derecho de transferirlos para que sean tratados por un tercero avalado para tal fin, previa notificación a los titulares de los datos recopilados, el cuál será el encargado del tratamiento y a su vez el responsable de garantizar las condiciones idóneas de confidencialidad y seguridad de la información transferida para su tratamiento.
- DERECHOS QUE TIENE COMO TITULAR DE LOS DATOS
De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a GRUPO TE VEN S.A.S., en su calidad de responsable del tratamiento. Este derecho podrá ejercerlo frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no hay asido autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada a GRUPO TE VEN S.A.S., en su calidad de responsable del tratamiento de los datos, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo establecido en el artículo 10 de la Ley 2581 de 2012 (o en las normas que la reglamenten, adicionen, complementen, modifiquen o deroguen), o cuando se haya presentado la continuidad del tratamiento según lo previsto en el numeral 4˚ del artículo 10 del decreto 1377 de 2013.
- Ser informado por GRUPO TE VEN S.A.S., previa solicitud por parte del titular, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio – SIC, quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante GRUPO TE VEN S.A.S.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento de los datos, el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la constitución.
- Acceder de forma gratuita a sus datos personales, previa verificación de la titularidad de quien lo solicita, que hayan sido objeto de tratamiento por parte de GRUPO TE VEN S.A.S.
- PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS
- Acceso y Consulta
El titular de los datos o sus derechohabientes, podrán consultar la información que repose en las bases de datos en posesión de GRUPO TE VEN S.A.S., para lo cual deberán solicitar la correspondiente petición por escrito, y radicarla en el área encargada de GRUPO TE VEN S.A.S. de lunes a viernes de 8:00 am a 12:30 pm y de 1:30 pm a 6:00 pm, en la Cr. 54 # 21-17 Piso 2 en la ciudad de Medellín, Colombia.
Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del titular de los datos, será necesario previamente verificar la identificación del titular. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación del mismo, se tomará como no presentada o solicitada.
La consulta será atendida en un término máximo de ocho (8) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora, señalando la fecha en la que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
- Actualización, Corrección, Supresión, Revocatoria de la Autorización o Reclamos.
El titular de los datos o sus derechohabientes, que consideren que la información contenida en las bases de datos de GRUPO TE VEN S.A.S. debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante GRUPO TE VEN S.A.S. el cual será tramitado bajo las siguientes reglas, de conformidad con el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012:
- El reclamo se efectuará mediante solicitud radicada en el área Administrativa de GRUPO TE VEN S.A.S. de lunes a viernes de 8:00 am a 12:30 pm y de 1:30 pm a 6:00 pm, en la Cr. 54 # 21-17 Piso 2 en la ciudad de Medellín, Colombia.
- Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del titular de los datos, será necesario previamente verificar la identificación del titular. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación del mismo, se tomará como no presentada o solicitada.
- La solicitud debe contener la siguiente información:
- La identificación del titular.
- Los datos de contacto (dirección física, correo electrónico y teléfonos de contacto).
- Los documentos que acrediten la identidad del titular, o la certificación de que es su representante.
- La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de sus derechos.
- La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
- Los documentos que se quiera hacer valer.
- Firma, número de identificación y huella.
- Radicación en original.
- Si el reclamo resulta incompleto, GRUPO TE VEN S.A.S. requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que corrija las faltas, Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
- Si el área que recibe el reclamo no es competente para resolverlo, dará traslado a quién corresponda en un término máximo de cinco (5) días hábiles e informará de la situación al interesado.
- Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una notificación con el texto: “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha notificación deberá mantenerse hasta que el reclamo sea resuelto.
- El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en la que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
- Supresión de datos
El titular tiene el derecho en todo momento, a solicitar a GRUPO TE VEN S.A.S. la eliminación de sus datos personales cuando:
- Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la ley 1581 de 2012.
- Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.
- Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los cuales fueron recolectados.
- Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por GRUPO TE VEN S.A.S.
- Es importante tener en cuenta que el derecho de supresión no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:
- La solicitud de supresión de la información no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
- La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
- Cuando los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular, para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
- Revocatoria de la Autorización.
El titular de los datos personales puede revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal.
- SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN.
En desarrollo del principio de seguridad, GRUPO TE VEN S.A.S. ha adoptados medidas técnicas, administrativas y humanas razonables para proteger la información de los titulares e impedir adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El acceso a los datos personales está restringido a sus titulares y GRUPO TE VEN S.A.S. no permitirá el acceso a esta información por parte de terceros en condiciones diferentes a las anunciadas en esta política, a excepción de un pedido expreso del titular de los datos o personas legitimadas de conformidad con la normatividad nacional. No obstante lo anterior, GRUPO TE VEN S.A.S. no será responsable por cualquier acción tendiente a infringir las medidas de seguridad establecidas para la protección de los Datos Personales.
- VIGENCIA DE ESTA POLÍTICA.
Esta política rige a partir del 20 de septiembre de 2016. Por regla general el término de las autorizaciones acerca del uso de los Datos Personales se entiende por el término de la relación comercial o de la vinculación al servicio y durante el ejercicio del objeto social de la empresa.